Por: Alexandre M F Lara

Em complemento ao nosso post da última semana (“A importante diferença e interdependência entre operar e manter um sistema“), têm-se atualmente como uma das grandes e principais dificuldades na estruturação de uma área de manutenção, a identificação das necessidades e expectativas do cliente e de seu site e sistemas.

Por mais absurdo que isto possa parecer, é a mais pura realidade…., realidade esta, inclusive, que permitirá ao planejador traçar os objetivos e metas à serem atingidas pelo contrato ou serviço de manutenção e operação.

Mas aonde está, de fato, tamanha dificuldade?

Arrisco a dizer que em parte, escondida atrás do fator “pressa”, ou se preferirem, “tempo para a elaboração de uma proposta ou dimensionamento básico”, mas também em parte, oculta atrás do “hábito de se subestimar um desafio, limitando-se a compara-lo com outra situação vivida”.

O fato é que não se dedica o tempo minimamente necessário para compreender itens extremamente básicos, tais como:

• Tipo de atuação e negócios do cliente (ritmo de operação, onde estão localizados os pontos críticos ou riscos, etc…)
• O porque de estarem mudando a empresa de operação e manutenção (obviamente quando este for o caso)
• Os seus valores e expectativas para a operação e manutenção de seu empreendimento e sistemas (o que considera bom / aceitável, o que não será tolerado, o que é mais importante para ele, o cliente)
• Qual a estrutura do cliente (interno ou externo) e níveis de relacionamento ou interface com a “nossa” área de manutenção
• Qual a condição de sua instalação à ser operada e mantida por “nossa” equipe: condições de instalação, de manutenção e estado ou condição operativa
• Qual o histórico e formas de controles e documentos existentes sobre estes sistemas (planos de trabalho, manuais, projetos, evidências de manutenções, entre outros)
• Qual a volumetria histórica de manutenção e, principalmente, de sua operação (chamados, backlogs, etc)
• Horários de operação do site e áreas eventualmente específicas
• A infraestrutura de Medição & Verificação implantada que permitirá o acompanhamento de alguns itens e condições relacionadas ao desempenho da operação
• Expectativa para a transição ou nova implantação (prazos, etapas, custos, etc)
• Budget da área

Enfim, os exemplos acima são todos importantes para um adequado planejamento, embora normalmente desprezados ou simplesmente, “engolidos” pela rotina do dia a dia…

E é justamente em função desta pesada rotina do dia a dia (quem atua em manutenção sabe bem ao que me refiro), que torna-se quase impossível atribuir a função de planejamento e implantação para o gestor operacional de suas equipes no campo….ele não terá tempo, ainda que bem capacitado para tal.

O simples fato de se desprezar esta pequena (embora tremendamente necessária) imersão sobre a sua realidade (seu site, contrato, etc) certamente terá o seu preço, à ser descoberto durante a condução dos trabalhos…

Todos estes preparativos nos permitirão elaborar de forma mais CUSTOMIZADA e EFICAZ o plano de trabalho, envolvendo o escopo, rotinas, frequencias, o dimensionamento de equipes, formas e meios de monitoramento e controle, as necessidades para um sistema de gestão (CMMS), infraestrutura, apoios externos, entre outros itens.

Vejam que os cuidados acima não se aplicam somente a realidade da manutenção, mais à uma enorme gama de serviços sob a gestão de um Facility Manager.

Deixando a teoria de lado, todos sabemos da dificuldade de se dedicar todo o tempo realmente necessário ao planejamento e à sua implantação, mas sabemos também que uma implantação mal resolvida ou mal executada, trará consequencias no futuro, razão pela qual jamais poderemos nos omitir da responsabilidade de levantar estas questões e riscos com os nossos gestores.

Ficam, portanto, os “bullets” acima como dicas para que levantem as necessidades em seus contratos e operações e ajustem aquilo que for necessário.