Operação & Manutenção Sustentável

Por Alexandre M F Lara

Já abordamos neste mesmo Blog alguns temas relacionados a estruturação de nossas áreas de operação e manutenção, dentro dos quais já alertamos quanto ao risco em se adotar, de forma simples, planos de trabalho e estratégias de manutenção NÃO CUSTOMIZADAS para a sua real necessidade do projeto.

Novamente, esta observação ou preocupação se faz necessária, pois sempre deveremos lembrar de condições importantes ao se planejar a manutenção em uma edificação e suas instalações:

• Foco da manutenção: A função do ativo
• Objetivo da manutenção: Preservar a função
• Atuação da manutenção: Sobre o sistema
• Atividade a ser desenvolvida pela manutenção: O que deverá ser feito para preservar a função do ativo

Uma vez tendo customizado o nosso plano de trabalho, deve-se partir para o dimensionamento dos recursos humanos e demais serviços necessários a concretização ou efetivação deste planejamento elaborado.

Dentro do universo de serviços sob a responsabilidade de um “Facility Manager”, pode-se dizer que existem diferentes formas para se definir equipes de trabalho, sendo estas:

1. Através do dimensionamento matemático de recursos
2. A partir de uma referência de mercado
3. Por analogia entre operações semelhantes

Embora estas opções sejam bastante utilizadas para atividades como segurança e limpeza, deve-se tomar alguns cuidados quando o tema envolver a área de operação e manutenção, haja vista as especificidades e eventuais criticidades em um determinado contrato ou edificação.

Vamos aqui abordar um pouco sobre os pontos positivos e de preocupação para cada uma das opções acima:

Por analogia entre operações semelhantes

Trata-se de uma “técnica” bastante utilizada entre empresas que prestam serviços na área de manutenção predial, principalmente devido a falta de informações ou volumetrias históricas dentro de editais de concorrência.

Neste caso, adota-se como parâmetro de cotação e oferta do serviço a base de uma equipe já utilizada em um contrato existente e com características “similares”.

Notem, no entanto, que uma edificação comercial com aproximadamente 25.000 metros quadrados de área poderá abrigar sistemas, funções e níveis de criticidade bastante divergentes de outra edificação similar em termos de área. O uso indiscriminado desta “técnica” poderá incorrer em riscos como:

• Subdimensionamento de recursos para determinadas modalidades de manutenção
• Backlog crescente
• O não cumprimento das estratégias adotadas e falha ao se preservar a função do ativo
• O não atendimento às expectativas do cliente e contratante

A partir de uma referência de mercado

“Técnica” bastante utilizada em regiões ou países nos quais tais dados estejam disponíveis ao mercado (produtividade de profissionais de limpeza para diferentes condições, etc), ela permitirá com que se estime a equipe de trabalho para ambientes e condições similares as condições contidas no modelo de referência.

Entretanto, deve-se tomar cuidado neste comparativo entre as bases (real e referência), uma vez que:

• As condições e ambientes de trabalho devem ser as mesmas, ou seja, com um baixo ou mensurável desvio conhecido
• Deve-se conhecer e diferenciar a criticidade e as especificidades entre as diferentes operações
• Se torna necessário também comparar a PRODUTIVIDADE do profissional entre as regiões utilizadas como objeto de comparação ou referência

Vejam que abordamos acima (produtividade do profissional) uma condição normalmente desprezada em situações que envolvam a utilização de modelos de referência, ainda que se trate de um fator de extrema importância e que poderá resultar em riscos para a sua operação, tais como os acima já relacionados.

Através do dimensionamento matemático de recursos

O dimensionamento matemático de recursos humanos para desempenhar uma atividade de manutenção baseia-se no cálculo de horas homem necessárias para a execução de serviços previstos no planejamento, sendo então possível selecionar a quantidade de profissionais para a realização deste mesmo trabalho.

No entanto, algumas bases devem ser previamente informadas pelo planejador da manutenção, a fim de que se obtenha sucesso neste dimensionamento:

1. O plano de trabalho deve ser estruturado de forma a atender plenamente as necessidades do cliente ou contratante
2. O planejador deverá assegurar com que todas as atividades previstas no plano de manutenção tenham os seus tempos de execução (“wrench time”) atribuídos
3. Os tempos de execução deverão ser mensurados ou fruto de um resultado histórico disponibilizado pelo sistema informatizado de manutenção (CMMS – registro obrigatório do início e término da atividade realizada pelo técnico)
4. Deve-se considerar a ponderação quanto a PRODUTIVIDADE das equipes de manutenção para a execução das tarefas, pois este fator poderá ser preponderante para o resultado obtido.

De forma análoga, podem ser aqui apontados os mesmos riscos de não cumprimento dos planos de trabalho e estratégias previamente estabelecidas, caso não sejam observados ou tomados os cuidados acima.

Em termos de “técnica” a ser escolhida, reforça-se que o dimensionamento matemático de recursos resultará em um maior nível de confiabilidade, sem bem executado, além de possibilitar de forma estruturada quaisquer ajustes durante o período do contrato.