Implantando um novo contrato

Conforme dissemos há alguns dias neste mesmo blog, o momento da implantação de um novo contrato será de extrema importância para o seu sucesso pois, como costuma-se dizer…., um contrato mal implantado carregará consigo uma série de problemas durante todo o seu percurso…

Tentaremos neste post orienta-los quanto a alguns cuidados básicos a serem tomados

1. O joio e o trigo…

Pois bem, precisaremos primeiramente nos conscientizar de que a equipe dimensionada para a OPERAÇÃO DO CONTRATO não conseguirá atuar simultaneamente em sua implantação, por mais que alguns ainda possam duvidar.

As atividades de IMPLANTAR ou REIMPLANTAR e OPERAR possuíam atividades, atribuições / responsabilidades e tempos de realização distintos, embora caminhem juntas para a mesma direção, ou seja, o sucesso de seu novo contrato ou de uma nova prestação de serviços.

IMPLANTAÇÃO:

Via de regra, uma nova prestação de serviços envolverá a alteração de seu prestador de serviços, ou seja, considerando a entrada de uma nova empresa e possivelmente de novos profissionais que não conhecem a propriedade, suas características, dificuldades e facilidades, assim como também e de forma fundamental, as características do novo cliente.

Insto requererá um período de levantamento destas condições e características, para a posterior organização destes dados e informações em uma base de construção das estratégias e modelos a serem implantados.

Faz-se-á, portanto, necessário considerar um processo de levantamento que demandará algum tempo (em função da propriedade, dos serviços e tempo disponibilizado), sendo que, normalmente, tal levantamento deverá ocorrer de forma simultânea ao início da operação em si (atendimento ao cliente, execução das atividades contratadas, etc).

Por fim, um outro fator de EXTREMA importância refere-se ao fato de se tratar ou não de uma propriedade ou operação inteiramente nova para todos! Uma implantação de serviços em uma edificação ou propriedade já anteriormente ocupada pelo Cliente carregará consigo (acredita-se que sim…) um histórico de sua operação, ou melhor, uma volumetria histórica que auxiliará aos desbravadores deste novo contrato a entender se estarão ou não dentro de uma condição esperada…

Uma nova implantação POR COMPLETO, ou seja, em um novo edifício ou propriedade desconhecida por ambos (tomador e contratante), significará que estaremos pisando em “novas terras” ou em “territórios jamais ocupados”, com um nível de conhecimento ainda maior…

REIMPLANTAÇÃO:

Embora aparentemente mais tranquila, a reimplantação de um serviço tende a incorporar mudanças de hábitos, posturas, procedimentos, atividades ou estratégias, ou seja, uma nova forma de operar que buscará por melhores e diferentes resultados.

Neste caso, as equipes do Cliente e da Prestadora de Serviço precisarão ser REEDUCADAS, deixando o passado e os seus vícios de lado. Como disse acima, trata-se de uma situação aparentemente simples, pois envolverá possivelmente a quebra de paradigmas e a saída de alguns profissionais de suas “zonas de conforto”.

Neste caso, o trabalho de monitoramento e supervisor terá uma função bastante importante, que será a de reeducar e treinar as equipes envolvidas.

Importante também citar que uma reimplantação de um contrato existente não significará, obrigatoriamente, a alteração da empresa contratada.

Quando denominamos acima “O joio e o trigo…”, pretendemos sinalizar a necessidade de separarmos previamente estas condições ou marcos a serem observados e/ou atingidos no percurso, separando condições críticas de não críticas, dificuldades das facilidades, entregáveis, treinamentos necessários, riscos envolvidos, prazos necessários, etc…

Em resumo, estamos falando aqui da necessidade de um PLANEJAMENTO PRÉVIO.

2. Equipes de implantação

Uma vez identificados o “joio” e o “trigo”, não podemos deixar de considerar o adequado dimensionamento dos recursos envolvidos e, neste caso em específico (neste post), da equipe de implantação ou reimplantação do novo contrato.

Falamos acima de uma necessidade de LEVANTAMENTO e de um RECONHECIMENTO DO TERRENO, o que certamente envolverá:

  • Levantamento de ativos de manutenção, áreas de higienização, tipos, modelos, criticidade, condições para a execução de atividades, frequências, etc
  • Levantamento de processos e procedimentos existentes, visando a sua análise pelo novo responsável
  • Avaliação das condições de equipamentos e ativos (elegibilidade), objetivando apurar o passivo ou backlog efetivo, assim como eventuais horas de trabalho e valores a serem investidos
  • Revisão ou elaboração de planos de trabalhos para as equipes que atuarão no contrato
  • Revisão ou elaboração de procedimentos (POPs)
  • Elaboração de relatório inicial do contrato, contemplando o passivo / backlog, assim como um planejamento básico inicial para a atuação do Cliente / Gestor (análise de prioridade / riscos, valores estimados, sequência proposta de atuação, etc)
  • Elaboração de propostas para a reorganização em áreas técnicas e comuns, visando atender requisitos de segurança e operacionais
  • Elaborar uma proposta de relatório gerencial técnico e financeiro para a aprovação pelo Cliente
  • Elaborar cronograma e plano de implantação do sistema informatizado de gestão, alinhando-o com os levantamentos realizados e em relação aos SLAs e KPIs definidos em conjunto com o Cliente
  • Elaborar e aplicar programas de treinamento para as equipes que atuarão no contrato
  • Elaborar e validar um cronograma completo para a implantação e futura passagem de bastão

Estes exemplos acima por si só demonstram a expressiva carga de trabalho sobre uma equipe dedicada de implantação, justificando-a no contrato.

Importante destacar que de forma análoga, o Cliente deverá também prever em sua estrutura uma supervisão simultânea sobre os processos de implantação e a operação diária.

3. Período ou cronograma de implantação

Este é um ponto não só importante, como crítico em muitas discussões envolvendo Clientes e fornecedores….

Na realidade, diz-se que é crítico porque envolverá valores para as equipes de apoio e implantação, durante todo o período estabelecido como meta de prazo. Entretanto, considerando-se o PORTE DA PROPRIEDADE e o VOLUME DE ATIVIDADES / SERVIÇOS A SEREM IMPLANTADOS, este período de implantação poderá levar de 60 dias a 365 dias, conforme planejamento apresentado.

Geralmente, não se recomenda a estimativa pura e simples de um prazo sem que se analisem os entregáveis (vide relação de atividades acima), equipes previstas e graus de complexidades.

Uma boa implantação em um edifício comercial de média complexidade deverá levar minimamente 6 meses, distribuídos em um cronograma bem elaborado. Já em operações mais complexas, não consigo enxergar prazos inferiores aos mesmos 6 meses, podendo, no entanto, chegar tranquilamente aos 10 ou 12 meses.

Por esta razão, a implantação de um novo contrato requererá uma atenção especial de ambas as partes, com a dedicação de equipes com experiência e em quantidade suficiente para o seu planejamento, para a sua execução, para o monitoramento e controle e, finalmente, a revisão e adequação de processos, documentos, etc, sempre que necessário for (PDCA).

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Como lidar com contratos de prestação de serviços ou de aluguéis durante a pandemia?

Não se esqueça! Será hoje a noite!!

Em tempos de pandemia, muitos se perguntam sobre como lidar com os contratos de prestação de serviços ou mesmo de aluguéis…..

A A&F Virtual Office organizou uma Live para ajuda-los no esclarecimento de suas dúvidas e sobre os caminhos possíveis.

A Live já tem data e hora marcada e acontecerá no Instagrama da afvirtualoffice, e você está convidado!

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Como lidar com contratos de prestação de serviços ou de aluguéis durante a pandemia?

Não se esqueça! Será nesta quinta-feira as 20:00hs!

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Software para gestão de energia, automação e segurança em edifícios inteligentes

Divulgação: PROCEL Info

Por: Revista Eletricidade Moderna – Março 2020

Clique aqui para acessar a reportagem na íntegra, diretamente na origem.

Em um edifício, ¾ dos custos totais se concentram em atividades de operação e manutenção. Guia apresenta soluções para controle de demanda e de gestão de sistemas de energia, iluminação e climatização

Fontes especializadas em análise de ciclo de vida de edifícios calculam que a operação e manutenção respondem por nada menos de 75% dos custos totais de um prédio comercial. Não por acaso, logo que a tecnologia permitiu, imaginaram-se ferramentas de “informática” para gerenciar mais facilmente esses gastos e reduzir despesas, e desde o final dos anos 1980 o termo “edifícios inteligentes” integra o vocabulário dos profissionais de projeto, construção, instalação e gestão de prédios em geral. 

Sendo a energia elétrica o principal item de custos, foi natural que os primeiros sistemas se dedicassem à gestão energética, atuando no controle da iluminação, ar condicionado, bombas e elevadores. Mas não demorou para surgirem soluções dedicadas à automação da operação (controle de persianas, de brises, de ocupação de salas, de vagas de garagem, etc.), A segurança (controle de acesso e intrusão, detecção e alarmes de incêndios, vigilância eletrônica, etc.). Assim, uma grande quantidade de sistemas e dispositivos, utilizando protocolos distintos, passou a coexistir nas edificações, dificultando a obtenção, pelos gestores, de uma visão do desempenho geral. Mas com a evolução da tecnologia, tornou-se possível a integração desses sistemas e a criação de novas e modernas ferramentas, pensadas para oferecer recursos completos de gerenciamento automático de todas as funcionalidades. Atualmente, graças à digitalização e à conectividade, estão disponíveis recursos fantásticos em favor da economia, produtividade, ergonomia e sobretudo do bem estar dos ocupantes. 

Este texto é um guia e traz um apanhado de sistemas de gestão de edifícios disponíveis no mercado nacional, destinados à aplicação em uma gama diversificada de instalações, dos prédios de escritórios aos shopping centers, passando por hotéis, escolas, clínicas, CPDs e aeroportos, entre outros. 

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O papel do gestor na formação do profissional de operação e manutenção

Há muitos anos atrás, quando ainda era um estagiário de engenharia em uma multinacional fabricante de auto-peças, tive a oportunidade de trabalhar sob a orientação de um experiente profissional e meu professor de fundição na FEI, o Engenheiro Minoru Doi, que ocupava o cargo de Gerente de Produção.

Dentre as rotineiras voltas no chão de fábrica, eu o via se aproximar de operadores e colaboradores tocando-lhes fisicamente e despendendo alguns minutos para uma breve conversa sobre o seu trabalho e condições de operação. Uma das vezes, eu lhe perguntei sobre este hábito, obtendo a resposta de que a presença do líder, supervisor, chefe ou gerente no campo se fazia necessária, para que os funcionários sentissem que não estavam sós e que alguém se preocupava não somente com o resultado da operação, mas também sobre como ela se dava e as condições de trabalho. Ele denominou esta aproximação física como teoria do “toque”, gerando uma aproximação entre líderes e colaboradores.

Anos mais tarde, quando supervisionava equipes de operação e manutenção em indústrias e no setor de serviços, acostumei-me a despender parte do meu tempo para compreender as condições de trabalho de meus funcionários, facilidades e dificuldades sentidas por eles e, principalmente, suas ideias e sugestões. Aproveitava também para compartilhar a minha visão e a visão da empresa sobre o trabalho dele e resultados obtidos / registrados, a título de feedback.

Isto me proporcionava não só uma maior integração e conhecimento em relação a equipe e suas potencialidades, como também proporcionava a minha parcela de ajuda no crescimento destes profissionais.

De forma educada, dizia-lhes quando escreviam mal e precisavam melhorar o seu português, quando preenchiam de forma equivocada formulários ou mesmo quando não se preocupavam em olhar em detalhes condições e parâmetros / comportamentos da operação de equipamentos no campo, aproveitando para lhes explicar fundamentos ou funcionalidades, quando dispunha de tal informação.

Também aproveitava para aprender com estes colaboradores, tornando-me o profissional que hoje sou, graças a este processo de troca, iniciado na década de 80, com os ensinamentos recebidos de meu primeiro chefe e mestre.

Aonde quero chegar com isto?

Quero dizer que não acredito em gestão 100% remota, sem estabelecermos uma forma de aproximação e acompanhamento dos serviços, com o intuito de:

  • Desempenharmos o papel de supervisão e de orientador de nossos colaboradores
  • Repassarmos a visão e as expectativas do Cliente, alinhando-as em relação a visão e expectativas do próprio colaborador
  • Ensinarmos fundamentos, conceitos e objetivos àqueles que desempenham um importante papel operacional
  • Tecermos críticas construtivas, orientando também para a sua correção e, preferencialmente, incentivando a busca por soluções pelo próprio colaborador
  • Incentivarmos nossos colaboradores a se capacitar / se desenvolver, galgando postos e posições compatíveis com o potencial vislumbrado por nós

Em uma das oportunidades que tive de trabalhar com norte-americanos que respondiam pela operação e manutenção de grandes edifícios comerciais no estado de Nova York, ouvi por diversas vezes a expressão “engenheiro de manutenção não pode ficar com o bumbum na cadeira; deve estar presente no campo, inspecionando a qualidade das instalações / dos serviços e se antecipando aos problemas”. De uma certa forma, isto remetia para a mesma preocupação da qual já tinha conhecimento: Avaliar a qualidade e as condições dos serviços e colaboradores, agindo rapidamente e sempre que possível na correção e orientação / capacitação dos profissionais envolvidos.

Esta é, sem sombra de dúvidas, uma das maiores atribuições de líderes, chefes, supervisores e gerentes, ou seja, FORMAR PROFISSIONAIS MELHORES E NOVOS LÍDERES NO FUTURO.

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Agenda de cursos EAD pela AEA para profissionais de FM e Operação e Manutenção

A AEA Educação Continuada divulgou a agenda de cursos na modalidade EAD (ensino a distância) envolvendo alguns temas que contarão com a minha participação como docente:

Conforto Térmico das Edificações – 28, 29 e 30/9 e 1/10 de 2020 – 8h às 18h, ao vivo pela internet, com a participação dos docentes Prof. Ma. Nelson Solano Vianna, Prof. Dr. Marcelo de Andrade Romero, Prof. Dr. Walter José Ferreira Galvão e Prof. Esp. Alexandre Marcelo Fontes Lara

Clique na figura acima ou no link a seguir para ser direcionado até a página do curso: https://www.aea.com.br/cursos/curso-de-retrofit-predial-e-eficiencia-energetica/#resumo

Retrofit Predial e Eficiência Energética – 18.05.2020 a 21.05.2020, ao Vivo pela Internet, com a participação dos docentes Prof. Ma. Nelson Solano Vianna, Prof. André Trujillo, Prof. Dr. Marcelo de Andrade Romero e Prof. Esp. Alexandre Marcelo Fontes Lara

Clique na figura acima ou no link a seguir para ser direcionado até a página do curso: https://www.aea.com.br/cursos/curso-de-retrofit-predial-e-eficiencia-energetica/#resumo

Auditorias em Operação e Manutenção Predial (6 horas) – 14.07.2020 a 15.07.2020, ao Vivo pela Internet, com a participação do docente Prof. Esp. Alexandre Marcelo Fontes Lara

Clique na figura acima ou no link a seguir para ser direcionado até a página do curso: https://www.aea.com.br/cursos-online/curso-de-auditorias-em-operacao-e-manutencao-predial/

Comissionamento em Edificações (8 horas) – 24 e 25 de junho de 2020 – 14h30 às 18h30, ao vivo pela Internet, com a participação do docente Prof. Esp. Alexandre Marcelo Fontes Lara

Clique na figura acima ou no link a seguir para ser direcionado até a página do curso: https://www.aea.com.br/cursos-online/curso-de-comissionamento-em-edificacoes/

Implantação de Contratos em Facility Management (4 horas) – 16 de junho de 2020 – 14h30 às 18h30, ao vivo pela Internet, com a participação do docente Prof. Esp. Alexandre Marcelo Fontes Lara

Clique na figura acima ou no link a seguir para ser direcionado até a página do curso: https://www.aea.com.br/cursos-online/curso-de-implantacao-de-contratos-em-facility-management/

PCM – Planejamento e Controle da Manutenção em Edifícios (32 horas) – 4, 5, 11, 12, 18, 19, 25 e 26/ago – 18h30 às 22h30, ao vivo pela Internet, com a participação dos docentes Prof. Dr. Haroldo Luiz Nogueira da Silva, Prof. Esp. Alexandre Marcelo Fontes Lara

Clique na figura acima ou no link a seguir para ser direcionado até a página do curso: https://www.aea.com.br/cursos/curso-de-planejamento-e-controle-da-manutencao-em-edificios#resumo

Acesse o site http://www.aea.com.br para informações sobre os demais temas e cursos oferecidos.

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Livro “Crônicas do chão de fábrica” vem nos brindar com experiências e lições aprendidas

O amigo e profissional Paulo Walter divulgou recentemente o lançamento de seu livro CRÔNICAS DO CHÃO DE FÁBRICA: HISTÓRIAS E LIÇÕES DA VIDA PROFISSIONAL, reunindo várias de suas experiências na carreira, compartilhadas agora com todos aqueles que apreciam lições aprendidas.

O livro está disponível no site da AMAZON, através do link abaixo: https://www.amazon.com.br/dp/B086XCV7YR/ref=cm_sw_em_r_mt_dp_U_YBFMEbBCGJTE0 , ou clicando na imagem acima.

Parabéns e sucesso Paulo!

Boa leitura à todos!

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