Durante a minha vida profissional eu tive o prazer de conviver com uma grande gerente de Facility Management que costumava dizer: ” Nem tudo que está claro para você, está claro para o outro!”

Trata-se, na realidade, de uma frase curta e sábia que deve pautar um contínuo ponto de reflexão no processo de comunicação entre as duas partes envolvidas em uma relação de prestação de serviços. Este mesmo alinhamento de comunicação é de fundamental importância quando falamos de um modelo de contratação de manutenção, pois este fluxo inicial de informações deverá será a base para a/o:

• Tradução de suas expectativas e necessidades ao fornecedor ou proponentes
• Dimensionamento adequado de recursos humanos e materiais para melhor atendê-lo em suas expectativas e necessidades
• Acordo de serviços, no que tange ao acompanhamento e a avaliação da performance do fornecedor e resultados do modelo implementado

Ainda se observa a baixa importância dada para a volumetria de serviços e ocorrências em um edital de manutenção, o que impedirá uma visualização do proponente em relação a sua realidade na operação. Esta visão míope afetará o dimensionamento de recursos e a definição de estratégias para atendê-lo em suas necessidades, constituindo-se em uma “bomba relógio” armada para detonar durante o contrato.

Observa-se também a subjetividade e/ou falta de clareza no estabelecimento de responsabilidades e limites de atuação, gerando pontos controversos, a má compreensão e, principalmente, o desgaste entre as partes durante a relação.

Por fim, a falta de cumplicidade e apoio mútuo entre as partes conduzirá o contrato para a perda de identidade e desvio de suas metas e objetivos, o que requererá uma contínua participação / atuação tática e estratégica de gestores no processo.

Em outras palavras, o sucesso de uma operação e manutenção se iniciará a partir de um bom e adequado escopo de prestação de serviços e alinhamento de visões e expectativas, assim como dependerá da participação dos responsáveis de ambos os lados.

Neste sentido, lembre-se de:

• Dedicar parte de seu tempo na discussão e elaboração de um bom edital de concorrência, evitando o reaproveitamento de experiências anteriores ou de terceiros, sem reavaliá-la;
• Acompanhar a operação e manutenção de forma presencial e a distância (gestão de resultados), assegurando a perfeita e contínua transferência da “visão do cliente”.