Por: Alexandre M F Lara

Ao se buscar pelo significado formal sobre os temas PROCESSO e FLUXO, será possível encontrar as seguintes definições:

• PROCESSO: Um processo é um conjunto de atividades interligadas que transforma insumos (entradas) em um produto ou serviço final (saída). Portanto, refere-se ao “o quê” e ao “porquê”, ou seja, é a estrutura de trabalho, os seus responsáveis diretos e indiretos, as regras referentes ao tema ou negócio e os recursos necessários para se alcançar um objetivo específico.
• FLUXO: O fluxo, por outro lado, é a sequência lógica e ordenada em que essas etapas e decisões acontecem, frequentemente representada de forma gráfica por meio de um fluxograma. Refere-se ao “como” e ao “quando”. É a representação visual do caminho que o trabalho percorre, mostrando o passo a passo, a ordem cronológica e os pontos de decisão (como ramificações de “sim” ou “não”).

Quando se tenta trazer as definições acima para o tema de nosso post, que é a área de Manutenção, ou melhor, tudo o que se refere ao planejamento, programação, controle e gestão, será possível identificar a sua presença e importante contribuição do desenho das atividades de manutenção e também de operação a serem desempenhadas pelas equipes locais ou terceirizadas, assim como na definição do “caminho” a ser percorrido por uma atividade qualquer de manutenção, seja ela uma atividade preventiva, corretiva planejada, corretiva não planejada, preditiva, detectiva, etc, desde a sua entrada até o seu encerramento ou finalização.

Neste contexto, considerando a sua intrínseca relação com o futuro desenvolvimento das atividades, trata-se de uma demanda que deverá ser atendida no início do planejamento, dentro do que se denomina como “POLÍTICAS & DIRETRIZES DE PLANEJAMENTO”, documento este que permeará durante todas as etapas subsequentes, incluindo a escolha, aquisição e customização do sistema informatizado de gestão ou CMMS.

Vejamos como exemplo o diagrama de processo (BPM) gerado de forma didática para este post e o que se poderá concluir sobre o que já foi acima comentado:

• Entrada da solicitação (atividade de nº 1 no diagrama):
  • É necessário que se defina previamente os tipos ou modos de entrada das solicitações
  • É provável que a ferramenta informatizada de gestão possa auxiliar em alguns destes trajetos, sendo necessário o seu conhecimento prévio antes mesmo da aquisição da ferramenta ou do serviço
• Filtragem de solicitações e análise inicial pelo “Gate Keeper” no processo:
  • É necessário que se defina um “script” inicial para nortear o solicitante e também os demais personagens responsáveis pela triagem
  • O Gate Keeper deverá possuir conhecimento sobre a matriz de responsabilidades e limites de atuação de cada oficina envolvida, condição esta que também derivará do conjunto de Políticas e Diretrizes
• Classificação de Prioridade, Criticidade e Tipo de Serviço – Atividade de nº 7:
  • Deve-se previamente definir o MODELO ESTRUTURADO de classificação da criticidade funcional dos ativos e conjuntos ou sistemas, retirando a avaliação subjetiva do processo
  • Deve-se também estabelecer previamente as classes de prioridade, cujos níveis devem estar adequados a importância de suas operações, de seus espaços, departamentos e sistemas prediais a serem tratados

Estes poucos exemplos acima retratam a importância em se definir previamente os processos e os fluxos dentro da área de operação e manutenção, assim como a importância da capacitação de profissionais e equipes serão os responsáveis por assegurar o seu cumprimento.

Também torna-se saudável e necessário revisitar sempre que possível e necessário for estas Políticas & Diretrizes, com o objetivo de adequá-las às boas e melhores práticas de mercado, lembrando que bons resultados decorrerão de um adequado e assertivo trabalho de planejamento.

Você já fez este exercício em sua área de manutenção?