O gerenciamento de projetos nas pequenas e médias empresas

Fonte: Equipe Target

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A liderança de projetos e equipes

O e-book Simplified Project Management for the Quality Professional – Managing Small & Medium-Size Projects, de autoria de Russell T. Westcott, explica que o gerenciamento de projetos é uma parte essencial das organizações de sucesso e uma habilidade que a maioria dos profissionais terá que obter em algum momento de sua carreira. Gerenciar com sucesso um projeto pode ser uma marca ou ponto de ruptura em uma carreira e muitas vezes é o impulso para futuras promoções de emprego.

Esse livro foi escrito para ajudar a orientar os novos gerentes de projetos em seus esforços. Centra-se em explicar as habilidades e as ferramentas necessárias para aqueles que estão começando a liderar projetos e equipes. Começando pelo desenvolvimento de diretrizes básicas para cada projeto, o livro, em seguida, leva-o através dos princípios de planejamento, implementação, gerenciamento e fechamento de um projeto.

Discute, ainda, como prever o resultado do projeto e o aspecto importante de obtenção de gerenciamento superior de retorno financeiro e, em seguida, fornece orientações sobre a implementação do projeto e o acompanhamento e medição do progresso. Finalmente, o livro fornece diretrizes para avaliar, documentar e encerrar o projeto.

Hoje, as organizações buscam melhorar seus planos estratégicos como recurso na obtenção de melhores resultados e maiores lucros. Com isso, estão percebendo a importância do gerenciamento de projetos como solução em suas aplicações devido a sua relevância na vantagem competitiva.

Adotar e praticar o gerenciamento de projetos não é uma tarefa fácil, principalmente em pequenas e médias empresas, que normalmente tem cultura familiar e rotinas enraizadas. Assim, o planejamento é a ferramenta fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento.

Planejar não é uma atividade fácil de ser realizada, sendo muitas vezes deixada de lado por falta de conhecimento em como fazê-lo. Quando bem desenvolvido, pode guiar as organizações e os gestores de projetos na operação dos negócios, direcionar e motivar os funcionários, proporcionar um ambiente atrativo para clientes, futuros empregados e até mesmo para possíveis investidores.

Uma das ferramentas para isso seria a montagem do histograma, sendo de suma importância para o cumprimento dos prazos. Para isso as tarefas precisam estar bem descritas e os recursos bem alocados, sendo necessário muitas vezes fazer o nivelamento dos recursos e redistribuição das tarefas. Se mesmo assim os recursos não atenderem às necessidades do projeto, o gesto precisa ter autonomia para recrutar para o projeto os recursos que precisar, o que, às vezes, é muito difícil nas pequenas e médias empresas, onde a diretoria espera muito resultado com baixo custo.

Outra excelente ferramenta que pode melhorar o desempenho da equipe do projeto é o treinamento. Investir em treinamento eficaz ajuda a desenvolver a equipe do projeto, fazendo com que ela esteja apta para executar o projeto da melhor forma.

O treinamento é a ferramenta que inclui todas as atividades projetadas para aumentar as competências da equipe do projeto. Se faltam aos membros da equipe do projeto conhecimento teórico e/ou habilidades técnicas, tais habilidades e conhecimento devem ser desenvolvidos por meio do treinamento.

Gerenciar projetos não é uma tarefa fácil. Implantar um novo conceito, incluindo o gerenciamento de projetos como nova metodologia é um desafio maior ainda. E a simples mudança na maneira de se trabalhar não é suficiente para se obter um bom resultado.

A nova metodologia deve ser implantada de forma consistente e ser amplamente divulgada e conhecida em toda organização. Só assim os novos projetos apresentarão resultados satisfatórios, que justifiquem todo esforço, envolvimento e investimento.

E o que é um projeto? É um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos.

E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas – algumas vezes vindas de diferentes organizações e de múltiplas geografias.

O desenvolvimento de um software para um processo empresarial aperfeiçoado, a construção de um prédio ou de uma ponte, o esforço de socorro depois de um desastre natural, a expansão das vendas em um novo mercado geográfico – todos são projetos. E todos devem ser gerenciados de forma especializada para apresentarem os resultados, aprendizado e integração necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos.

Um projeto é um empreendimento temporário, com data de início e fim, cujo objetivo é criar ou aperfeiçoar um produto ou serviço. Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de prazos (cronograma) e custos (orçamento). Ou seja, dadas as metas e as restrições de recursos e tempo, cabe ao gestor de projetos garantir que ele atinja os objetivos propostos.

Muitas empresas estão adotando a estrutura de projetos no seu dia a dia. Desde a concepção de um novo software até a implantação dos procedimentos de atendimento a clientes, desde a construção de uma ponte até a revisão dos processos de venda com vistas a aumentar a taxa de fechamento de negócios, muitos empreendimentos no seio das organizações se enquadram na classe de projetos. Nos mais diversos setores, a abordagem de gerenciamento de projetos está ganhando terreno por permitir um melhor uso dos recursos para se atingir objetivos bem definidos pela organização.

Sobre Alexandre Fontes

Alexandre Fontes é formado em Engenharia Mecânica e Engenharia de Produção pela Faculdade de Engenharia Industrial FEI, além de pós-graduado em Refrigeração & Ar Condicionado pela mesma entidade. Desde 1987, atua na implantação, na gestão e na auditoria técnica de contratos e processos de manutenção. É professor da cadeira "Comissionamento, Medição & Verificação" no MBA - Construções Sustentáveis (UNICID / INBEC), professor na cadeira "Gestão da Operação & Manutenção" pela FDTE (USP) / CORENET e professor da cadeira "Operação & Manutenção Predial" no curso de Pós Graduação em Avaliação e Perícias de Engenharia pelo IBAPE / MACKENZIE. Desde 2001, atua como consultor em engenharia de operação e manutenção.
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