Conforme dissemos há alguns dias neste mesmo blog, o momento da implantação de um novo contrato será de extrema importância para o seu sucesso pois, como costuma-se dizer…., um contrato mal implantado carregará consigo uma série de problemas durante todo o seu percurso…

Tentaremos neste post orienta-los quanto a alguns cuidados básicos a serem tomados

1. O joio e o trigo…

Pois bem, precisaremos primeiramente nos conscientizar de que a equipe dimensionada para a OPERAÇÃO DO CONTRATO não conseguirá atuar simultaneamente em sua implantação, por mais que alguns ainda possam duvidar.

As atividades de IMPLANTAR ou REIMPLANTAR e OPERAR possuíam atividades, atribuições / responsabilidades e tempos de realização distintos, embora caminhem juntas para a mesma direção, ou seja, o sucesso de seu novo contrato ou de uma nova prestação de serviços.

IMPLANTAÇÃO:

Via de regra, uma nova prestação de serviços envolverá a alteração de seu prestador de serviços, ou seja, considerando a entrada de uma nova empresa e possivelmente de novos profissionais que não conhecem a propriedade, suas características, dificuldades e facilidades, assim como também e de forma fundamental, as características do novo cliente.

Insto requererá um período de levantamento destas condições e características, para a posterior organização destes dados e informações em uma base de construção das estratégias e modelos a serem implantados.

Faz-se-á, portanto, necessário considerar um processo de levantamento que demandará algum tempo (em função da propriedade, dos serviços e tempo disponibilizado), sendo que, normalmente, tal levantamento deverá ocorrer de forma simultânea ao início da operação em si (atendimento ao cliente, execução das atividades contratadas, etc).

Por fim, um outro fator de EXTREMA importância refere-se ao fato de se tratar ou não de uma propriedade ou operação inteiramente nova para todos! Uma implantação de serviços em uma edificação ou propriedade já anteriormente ocupada pelo Cliente carregará consigo (acredita-se que sim…) um histórico de sua operação, ou melhor, uma volumetria histórica que auxiliará aos desbravadores deste novo contrato a entender se estarão ou não dentro de uma condição esperada…

Uma nova implantação POR COMPLETO, ou seja, em um novo edifício ou propriedade desconhecida por ambos (tomador e contratante), significará que estaremos pisando em “novas terras” ou em “territórios jamais ocupados”, com um nível de conhecimento ainda maior…

REIMPLANTAÇÃO:

Embora aparentemente mais tranquila, a reimplantação de um serviço tende a incorporar mudanças de hábitos, posturas, procedimentos, atividades ou estratégias, ou seja, uma nova forma de operar que buscará por melhores e diferentes resultados.

Neste caso, as equipes do Cliente e da Prestadora de Serviço precisarão ser REEDUCADAS, deixando o passado e os seus vícios de lado. Como disse acima, trata-se de uma situação aparentemente simples, pois envolverá possivelmente a quebra de paradigmas e a saída de alguns profissionais de suas “zonas de conforto”.

Neste caso, o trabalho de monitoramento e supervisor terá uma função bastante importante, que será a de reeducar e treinar as equipes envolvidas.

Importante também citar que uma reimplantação de um contrato existente não significará, obrigatoriamente, a alteração da empresa contratada.

Quando denominamos acima “O joio e o trigo…”, pretendemos sinalizar a necessidade de separarmos previamente estas condições ou marcos a serem observados e/ou atingidos no percurso, separando condições críticas de não críticas, dificuldades das facilidades, entregáveis, treinamentos necessários, riscos envolvidos, prazos necessários, etc…

Em resumo, estamos falando aqui da necessidade de um PLANEJAMENTO PRÉVIO.

2. Equipes de implantação

Uma vez identificados o “joio” e o “trigo”, não podemos deixar de considerar o adequado dimensionamento dos recursos envolvidos e, neste caso em específico (neste post), da equipe de implantação ou reimplantação do novo contrato.

Falamos acima de uma necessidade de LEVANTAMENTO e de um RECONHECIMENTO DO TERRENO, o que certamente envolverá:

• Levantamento de ativos de manutenção, áreas de higienização, tipos, modelos, criticidade, condições para a execução de atividades, frequências, etc
• Levantamento de processos e procedimentos existentes, visando a sua análise pelo novo responsável
• Avaliação das condições de equipamentos e ativos (elegibilidade), objetivando apurar o passivo ou backlog efetivo, assim como eventuais horas de trabalho e valores a serem investidos
• Revisão ou elaboração de planos de trabalhos para as equipes que atuarão no contrato
• Revisão ou elaboração de procedimentos (POPs)
• Elaboração de relatório inicial do contrato, contemplando o passivo / backlog, assim como um planejamento básico inicial para a atuação do Cliente / Gestor (análise de prioridade / riscos, valores estimados, sequência proposta de atuação, etc)
• Elaboração de propostas para a reorganização em áreas técnicas e comuns, visando atender requisitos de segurança e operacionais
• Elaborar uma proposta de relatório gerencial técnico e financeiro para a aprovação pelo Cliente
• Elaborar cronograma e plano de implantação do sistema informatizado de gestão, alinhando-o com os levantamentos realizados e em relação aos SLAs e KPIs definidos em conjunto com o Cliente
• Elaborar e aplicar programas de treinamento para as equipes que atuarão no contrato
• Elaborar e validar um cronograma completo para a implantação e futura passagem de bastão

Estes exemplos acima por si só demonstram a expressiva carga de trabalho sobre uma equipe dedicada de implantação, justificando-a no contrato.

Importante destacar que de forma análoga, o Cliente deverá também prever em sua estrutura uma supervisão simultânea sobre os processos de implantação e a operação diária.

3. Período ou cronograma de implantação

Este é um ponto não só importante, como crítico em muitas discussões envolvendo Clientes e fornecedores….

Na realidade, diz-se que é crítico porque envolverá valores para as equipes de apoio e implantação, durante todo o período estabelecido como meta de prazo. Entretanto, considerando-se o PORTE DA PROPRIEDADE e o VOLUME DE ATIVIDADES / SERVIÇOS A SEREM IMPLANTADOS, este período de implantação poderá levar de 60 dias a 365 dias, conforme planejamento apresentado.

Geralmente, não se recomenda a estimativa pura e simples de um prazo sem que se analisem os entregáveis (vide relação de atividades acima), equipes previstas e graus de complexidades.

Uma boa implantação em um edifício comercial de média complexidade deverá levar minimamente 6 meses, distribuídos em um cronograma bem elaborado. Já em operações mais complexas, não consigo enxergar prazos inferiores aos mesmos 6 meses, podendo, no entanto, chegar tranquilamente aos 10 ou 12 meses.

Por esta razão, a implantação de um novo contrato requererá uma atenção especial de ambas as partes, com a dedicação de equipes com experiência e em quantidade suficiente para o seu planejamento, para a sua execução, para o monitoramento e controle e, finalmente, a revisão e adequação de processos, documentos, etc, sempre que necessário for (PDCA).