A cada novo ano ou período que se inicia, muitos de nós retomam as suas atividades e, entre elas, a necessidade de consultar os mercados de prestação de serviços para o balizamento de nossos contratos existentes, ou mesmo, a necessidade de buscar por novos fornecedores e melhorias em nossos processos.

Trata-se de uma necessidade em nossas áreas, haja vista que revisitar o mercado e conhecer as suas potencialidades e novas metodologias e técnicas, sempre será importante.

No entanto, isto tomará algum tempo do gestor ou do encarregado em conduzir este processo de uma ponta a outra…, pois o processo de concorrência requererá um conjunto de informações para que as proponentes consigam elaborar as suas respectivas propostas, dentro do espera o contratante.

Importante ressaltar que o resultado de um processo de contratação dependerá de um cuidadoso preparo por parte do tomador, seja ao elaborar o escopo que atinja plenamente as suas necessidades e expectativas, seja especificando SLAs, KPIs, as condições mínimas necessárias para a implantação de uma ferramenta informatizada de gestão, seja delineando as demais condições e necessidades do processo de contratação ou “Bid”.

Em outras palavras, não se deve simplesmente copiar o escopo atual, alterando o que julgamos como necessário para a implementação de melhorias no processo!

É importante que olhemos cuidadosamente o processo, fornecendo aos licitantes ou às proponentes, todas as informações minimamente necessárias para a elaboração de uma boa proposta.

Isto requer como itens ou condições de preparação:

1. O escopo do serviço:

Antes de discorrermos sobre o que deve ser entendido como itens do escopo, devemos lembrar que a sua descrição ou detalhamento tem como principal condição atender as expectativas e necessidades de quem está contratando. Portanto, deve-se compreender que o primeiro passo de todo o processo envolverá:

• Colocar no papel as nossas necessidades e expectativas
• Destacar os pontos críticos do processo (cuidados a serem tomados)
• Lembrar aquilo que não desejamos ou podemos ter, com o novo fornecedor
• Relacionar as condições básicas para esta contratação, tais como sites, sistemas ou equipamentos abrangidos, horários de atuação, necessidades de se manter ou não equipes específicas residentes no contrato, entre outras

O escopo deverá então contemplar:

• O objeto da contratação
• A descrição do serviço a ser contratado
• A relação de escopos técnicos detalhados, incluindo as atividades, frequências e entregáveis
• A relação dos sites, sistemas e equipamentos incluídos
• A matriz de criticidade
• A matriz de responsabilidades (RACI) e de relacionamento (fornecedor / contratante)
• Os níveis mínimos e acordados para os serviços (SLAs)
• Os indicadores de performance e acompanhamento a serem implementados para o acompanhamento dos serviços e entregáveis (indicadores que atendam as expectativas do Cliente)
• O modelo de avaliação do fornecedor a ser considerado no contrato
• Os cuidados e requisitos necessários para a implantação do novo contrato
• Um cronograma contendo não somente o kick-off, mas todas as etapas de implantação, início do processo de medição da performance, prazos para a apresentação dos entregáveis, etc

Importante destacar que outros itens poderão integrar o escopo de contratação, tais como:

• A necessidade de apresentação de uma Lista de Preços Unitários (LPU) e seu BDI
• O provimento de bases de operação e ferramentais específicos
• A estruturação das bases de trabalho por parte da contratada (bases de trabalho, computadores, softwares, internet, ramais, etc)
• A necessidade de implantação de um software informatizado de gestão ou CMMS, e seus entregáveis
• Etc…

Mais uma vez, isto ressalta a necessidade de um planejamento prévio ao processo de concorrência.

2. Informações sobre as volumetrias envolvidas:

Além dos quantitativos e descritivos acima relacionados, deve-se providenciar a elaboração de um material que apresente a volumetria dos serviços para as empresas licitantes no processo.

Lembrem-se que, não bastará apenas informar a relação de equipamentos, atividades, frequências, etc…, que possibilitem à proponente dimensionar as suas equipes e recursos para a atuação preventiva ou preditiva!

É igualmente importante que o Cliente informe a volumetria histórica de ocorrências, chamados, corretivas e consumo de insumos e peças, o que traduzirá aos participantes o tempo de atuação corretiva e de atendimento de suas equipes futuras. Isto permitirá com que se dimensione os recursos de forma adequada e mais próximo do real.

3. Itens administrativos importantes:

Também devem ser disponibilizados previamente os documentos como minuta padrão (para a análise prévia por parte das proponentes), regras de fornecimento e conduta ética de fornecedores, relação de documentos técnicos e administrativos a serem apresentados pela contratada, assim como as suas periodicidades.

4. Itens inerentes ao processo de concorrência:

Trata-se aqui da disponibilização de documentos para a apresentação da cotação (planilhas eletrônicas previamente formatadas e travadas para alteração), sendo este um ponto vital que facilitará a vida das equipes de análise envolvidas no processo.

Além destas planilhas, deve-se ainda consultar o mercado para a elaboração da lista inicial dos fornecedores capacitados a atender as demandas e expectativas do contratante, ou seja, a “long list”.

Estes são apenas tópicos a serem observados pelas equipes tomadoras de serviço, ao se elaborar o material de concorrência, lembrando que a omissão ou falta destes cuidados poderá promover o descompasso entre as visões da contratada e da contratante, além de outros fatores como a incapacidade em atender demandas, escopos, etc…

Em outras palavras, a sua operação poderá se tornar uma confusão….