Por: Alexandre M F Lara

Ainda que estejamos em meio ao que denominamos como 4a geração da manutenção, considerando a evolução ou o redesenho de estratégias, processos e controles no que diz respeito aos objetivos, foco e função da manutenção, temos como um importantíssimo componente a “velha e conhecida” Ordem de Serviço (OS) ou Ordem de Manutenção (OM) em nosso dia a dia.

Mais do que a função de registro histórico de atividades realizadas e responsáveis por realizá-las, este instrumento resume-se em um importante canal de saída e entrada de informações que permitirão não somente a instrução de profissionais de operação e manutenção, como também possibilitarão a entrada de dados necessários ao monitoramento e gestão sobre o programa implantado e resultados do planejamento realizado.

Como exemplo destes “canais” de entrada e saída, podemos destacar:

1. Entrada de dados ou informações:
   • Responsável pela manutenção ou serviço;
   • Data e horário de atribuição da OS ou OM;
   • Referências de localização;
   • Registro / confirmação do ativo a ser mantido / atendido;
   • Registros de tempos para controle e gestão (início e final do serviço para a análise de produtividade – “wrench time”);
     • Lançamentos de serviços, status ou condições encontradas / observadas, incluindo a possibilidade de customização destas entradas;
     • Lançamento de materiais aplicados durante os procedimentos, incluindo a possibilidade de integração com outros sistemas de gestão de almoxarifados;
     • Lançamento de custos aplicados durante os procedimentos, incluindo a possibilidade de integração com outros sistemas de gestão de almoxarifados;
     • Observações ou comentários.
2. Saída de dados ou informações:
   • Dados e informações sobre o ativo;
   • Descrição das atividades de manutenção a serem realizadas;
   • Nível de prioridade e prazos;
   • Orientações quanto ao SSMA;
   • Orientações adicionais para a realização de tarefas, tais como diagramas, plantas, manuais, treinamentos virtuais, entre outros.

No entanto, para que a ordem de serviço ou manutenção seja adequadamente moldada / customizada, caberá ao profissional de planejamento definir previamente os processos e informações necessárias, juntamente com os seus gestores responsáveis. Notem, por exemplo, que uma “simples” entrada de datas e horas para o monitoramento e análise da produtividade do profissional e equipe demandará pela estruturação na base do sistema informatizado de gestão, a fim de que possam ser gerados relatórios, gráficos, tendências, etc.

De forma resumida, o processo de planejamento deverá se iniciar como levantamento de necessidades e expectativas de nosso cliente interno ou externo, sendo de fundamental importância que estas condições sejam refletidas durante as etapas de planejamento da atividade de manutenção. Embora não entremos aqui no detalhamento em si para a atividade de PCM ou PPCM (será objeto de outro post futuro), será também necessário que se trace o conjunto de objetivos e metas a ser atingido na manutenção.

Este detalhamento dos processos e resultados esperados auxiliará na definição de canais de entrada e saída, fluxos de processos e suas eventuais variações, além de desenhar os modelos de formulários para a coleta de dados e informações previamente definidas.

Ou seja, uma adequada definição destas entradas e saídas para estes processos e formulários, aliada ao uso da tecnologia disponível no mercado (IoT, Gêmeos Digitais, AI, etc) e em sistemas de gestão e suas integrações, possibilitará uma gestão mais eficaz e competitiva.