Apesar de ser relativamente comum observar áreas técnicas com porta-documentos e manuais / instruções de operação dentro deles, também é comum ouvir de responsáveis locais um embargo na resposta quando perguntamos como e quanto são utilizados tais manuais…

Manuais de Operação devem ser elaborados com o objetivo primário de “independência’, ou seja, a nossa operação jamais poderá depender de pessoas e de conhecimentos armazenados em seus “cérebros”, ao longo de todos os seus anos de trabalho. Isto se chama profissionalização da manutenção e busca por uma operação segura e sob controle.

Os Manuais também devem servir como registro do modo de operação que é praticado e, sempre que possível, ser bastante claro nas etapas necessárias para colocar equipamentos e sistemas “em marcha”, seja no modo automático ou manual, além de definir pré-requisitos, a capacitação e a habilitação dos autorizados à operá-lo, regras de segurança, entro outras.

Mas retornando ao primeiro parágrafo….como utilizá-lo de forma adequada para, por exemplo, capacitar a sua equipe em campo????

Dizia um antigo colega meu que a coisa mais difícil é colocar as equipes de campo em uma sala de aula e transmitir a teoria sobre processos de operação e manutenção e, neste ponto, ele tinha um pouco de razão, além de dar o caminho das pedras… Não se trata de uma dificuldade em si, mas sim, de não ser talvez o melhor método de fazê-lo.

Equipes de operação gostam e precisam de treinamentos práticos, assim como é feito regularmente com brigadas de incêndio e mesmo com a população de edifícios comerciais, quando são “obrigados” a participar dos famosos PALT – Planos de Abandono do Local de Trabalho; por mais que os usuários de um prédio reclamem (e como……), acabam fixando algumas regras e direcionamentos que lhes serão certamente úteis em caso de sinistro.

Da mesma forma a nossa manutenção!

Uma vez, quando visitava uma enorme operação em um prédio de NYC, fiz a mesma pergunta para o engenheiro responsável pela operação de um edifício comercial com mais de 50 pavimentos e uma imensa infra-estrutura técnica instalada. Ao invés de “embargar” a voz, o engenheiro mostrou-me um sorriso levemente “maroto” e me chamou para dar uma volta e ver em campo como ele assegurava a atualização e treinamento da equipe.

Chamou um técnico eletricista e fomos todos juntos para uma sala de subestação e grupos geradores (a gás) para a operação em regime de emergência.

Virou para o técnico e lhe perguntou: “Se faltar energia agora e o gerador não partir automaticamente, o que você precisará fazer?”

Neste momento, o técnico percorreu todos os pontos onde tais ações seriam requeridas, dizendo o que faria (passo à passo) ao engenheiro responsável, incluindo as verificações em medidores, etc. Ao terminar a sua “aula” de procedimentos, o engenheiro o dispensou e voltamos a conversar…

Ele me disse que tem o hábito de rodar a propriedade no mínimo duas vezes por semana (alternando sempre as áreas técnicas e comuns que visita) e como foi o responsável pela elaboração e atualização dos Manuais de Operação, ele sempre chama para rodar consigo um profissional da equipe, seja mecânico, encanador ou eletricista, o levando até uma ou mais salas técnicas da edificação. Ao chegar lá com o seu profissional, ele pede para que lhe demonstre passo à passo o que terá que fazer em caso de “pane”, corrigindo-o na hora, caso algum equívoco seja dito.

Além destas rondas semanais, “tomando a lição” de seus comandados, ele ministra treinamentos no campo de duas à três vezes ao ano, para todas as equipes habilitadas na modalidade do treinamento.

Por fim, ele me concluiu que ao saberem de que serão “convidados para a ronda” e questionados sobre a forma de operar equipamentos e sistemas, os membros da equipe permanecem constantemente em alerta e buscam por esclarecer eventuais dúvidas antes da “inquisição”.

Esta é uma forma interessante de “reciclagem contínua” e, sem sombra de dúvidas, uma forma bastante operacional e objetiva de se assegurar a capacitação de sua equipe e a utilização do conceito do “Manual de Operações”.

Uma boa semana!